La Oficina de Comunicación Organizacional realizó, al inicio de las actividades académicas en enero, un cambio en su estructura funcional con el fin de atender las necesidades de difusión que tienen las diferentes facultades, programas académicos, dependencias administrativas y grupos de interés, así como establecer un programa de relacionamiento interno que posibilite la intervención de la cultura organizacional UNAB.
La intención de esta reestructuración busca cumplir con los objetivos trazados desde la Rectoría por hacer visible la Institución, mejorar su posicionamiento y asegurar su reputación. Los cambios en Comunicación Organizacional buscan que aprendamos a comunicarnos con todos nuestro públicos, este proceso no puede ser igual para todos, no es lo mismo hablarle a un estudiante que a la junta directiva, manifestó Alberto Montoya Puyana, Rector de la UNAB, al referirse al trabajo de reestructuración efectuado.
Según Mayra Alejandra Jiménez Vega, especialista en Gerencia de la Comunicación Organizacional, en un artículo suyo titulado La importancia de la comunicación interna en las organizaciones, afirma que hay temas esenciales para las organizaciones que se originan desde su propia comunicación interna como lo es la imagen, la identidad y la reputación, que en últimas garantizan su sustentabilidad.
Por otra parte, subraya Jiménez, contar con una comunicación interna óptima además, es indispensable para generar un buen clima organizacional, pues este se encuentra permanentemente amenazado e influenciado por elementos comunicativos que, si no tienen el correcto manejo, terminan por convertirse en ruido o mensajes informales nada provechosos para la organización.
Gestión de los flujos de información
La nueva estructura plantea la conformación de un equipo destinado a producir contenidos informativos, a partir de la gestión de los mismos, que logre la categorización y asignación en los diferentes medios que la Oficina de Comunicación Organizacional tiene a su disposición. Con este nuevo orden se pretende asegurar un alcance más amplio de la información y generar un mayor tráfico de las publicaciones a través, principalmente, de sus plataformas digitales (página web y MiPortalU).
Sobre el particular, el Rector manifestó que en la Universidad hay secretos bien guardados y eso no puede pasar. Aquí se produce cualquier cantidad de información que bien puede ser difundida, advirtió Montoya Puyana.
La importancia del hecho institucional merecerá una cobertura especial que implique, entre otras estrategias, su difusión a los medios masivos de comunicación. La responsabilidad del flujo informativo está en cabeza de la figura del gestor de contenidos y su soporte está en las personas que lo acompañan en la producción de los mismos. Allí tendrá un valor significativo el uso de las redes sociales que, particularmente, son un poderoso instrumento de difusión de uno a muchos, con la posibilidad de generar interacción con sus audiencias, y por otra parte, aportar al crecimiento del tráfico en los portales.
Al equipo de trabajo se ha unido un realizador audiovisual que tendrá, dentro de sus funciones, producir contenidos en audio, video y/o fotografía que acompañen la información, reactiven el canal de YouTube o nutran las redes sociales. En un mundo en el que, cada día, las generaciones más jóvenes prefieren consumir la información en video por medio de sus dispositivos móviles se hace necesario reforzar y aprovechar esta posibilidad que ofrece el mundo digital.
Intervención de la cultura organizacional
La cultura y la comunicación son, en el ámbito empresarial, dos términos estrechamente unidos. La cultura organizacional se muestra como la manera en que interactúan los integrantes de un grupo u organización y que tiene su origen en un conjunto de creencias y valores compartidos, advierte Jorge Armando Granados Leal en su trabajo para optar al título de magíster en comunicación estratégica de la Universidad de La Sabana.
La Oficina de Comunicación Organizacional incorporó a su equipo una Comunicadora Organizacional que se encargará de ser el enlace con Gestión Humana para atender sus necesidades de relacionamiento -que son amplias- intervenir por medio de un plan de acción la cultura organizacional UNAB, articular un plan de comunicación estratégica y proponer nuevos modelos en los diferentes hechos comunicativos o momentos de verdad que mantiene la Universidad con sus públicos.
Como dice la experta Jiménez Vega la comunicación interna de una empresa termina siendo una herramienta clave para brindar de manera estratégica los mayores beneficios a la compañía. Por eso, debe promoverse y revisarse permanentemente, para que cumpla su fin primordial de ayudar, fortalecer y propender la funcionalidad de una institución u organización.
Los servicios
En ese orden de ideas la Oficina de Comunicación Organizacional ha organizado la prestación de los servicios habituales de publicación de información institucional en los portales, diseño de piezas gráficas digitales, apoyo y asesoría en la organización de eventos, impresión y producción litográfica, logística y protocolo, registro fotográfico, administración del correo masivo y administración de los auditorios en el campus El Jardín, en un protocolo que será puesto a disposición de los usuarios en la sección Información Administrativa en MiPortalU. El objetivo es sincronizar los tiempos de producción y atención de las solicitudes.
Comunicación para la Ciencia
Este proyecto se mantiene bajo los parámetros con los cuales fue creado con el fin de convocar a los diferentes agentes dinamizadores del proceso de gestión del conocimiento, en torno a las publicaciones institucionales, que contribuya a la consecución de los objetivos de producción intelectual de la Universidad. Su dinámica estará bajo la coordinación de la figura de publicaciones en la Institución tal como ha venido funcionando.
