Guía no oficial para emprendedores

Jefferson Contreras Serrano, Abogado UNAB 2012.  Especialista en Derecho de los Negocios (Universidad Externado de Colombia), LLM International Tax (Melbourne University).  Experiencia: 10 años en el sector privado como abogado de empresas.  Actualmente: Auditor de impuestos en la DIAN.  Correo: jeffersonacontreras@gmail.com 

*Disclaimer: el presente escrito son opiniones personales, no constituye asesoría legal ni representa la posición oficial de la entidad a la cual pertenece el autor.

En ocasiones, algunos emprendedores tienen preguntas sobre aspectos tributarios de su negocio que no saben cómo resolver, entre ellas: 

1. ¿Cómo manejar los impuestos siendo una persona natural?
2. ¿Tengo que constituir una SAS para emprender?
3. ¿Cómo así que tengo que facturar electrónicamente si soy del “régimen simplificado”?
4. Mi contador todo el tiempo dice que está ocupado con “vencimientos” ¿le creo?
5. ¿Qué es eso del Régimen Simple de Tributación y cómo se come?

Veamos:

1. ¿Cómo manejar los impuestos siendo una persona natural?

En la práctica y en términos muy generales, la diferencia que hace el ser persona natural en materia tributaria es lo relacionado con la tarifa en el impuesto sobre la Renta, algunos criterios para saber si debes presentar información exógena, y el hecho de que si estás por debajo de ciertos topes puedes iniciar como no responsable de IVA o INC – Impuesto Nacional al Consumo (mientras que si inicias como SAS de inmediato vas a ser responsable de IVA o INC según tu actividad).  Por lo demás, casi todo es igual, v.gr., IVA, retenciones, ICA, predial, etc.

Mi primer consejo es: asesórate.  Una falta de o mala asesoría tributaria puede poner en riesgo tu emprendimiento.  Ahora, algunos aspectos prácticos son:

• Inscríbete en el RUT de la DIAN y asegúrate de que tus datos de ubicación sean correctos.  De lo contrario, si la DIAN te llega a requerir y tú no respondes a tiempo, la responsabilidad no es de la DIAN sino tuya.  En ocasiones las personas ponen el correo electrónico del contador y éste a veces ni los entera.
• Revisa si estás obligado o no a matricularte como comerciante en Cámara de Comercio (no siempre es necesario).
• Piénsalo 2 veces al momento de inscribir ese establecimiento de comercio en Cámara: si no es necesario no lo hagas, con eso te ahorrarás un dinero cada año al renovar.
• Pide siempre la factura electrónica cuando compres algo, pues ella te servirá para solicitar el costo o gasto en la declaración de Renta y el IVA descontable (tu contador te lo agradecerá, sino después no te quejes porque te dicen que ese “recibo” de papel no sirve).
• Repite conmigo: el IVA no es mío sino del Estado (es decir: de todos los colombianos).  Léelo de nuevo.  Si vendes bienes o prestas servicios gravados con IVA, cuando el cliente te paga la factura, el dinero del IVA no es tuyo, haz de cuenta que esa ‘platica’ no existe, pues lo debes declarar y pagar a la DIAN.  De lo contrario, te expones a intereses moratorios altísimos, si no pagas te pueden embargar tus bienes y en el peor de los casos hasta ir a la cárcel.
• Lo mismo del numeral anterior aplica para las retenciones en la fuente: si le retienes a alguien, o si le compras a alguien que en la factura ya tiene restada la retención, entonces recuerda declararla y pagarla a la DIAN.

2. ¿Tengo que constituir una SAS para emprender?

No necesariamente.  Arturo Calle por ejemplo realizó su negocio como persona natural durante más de 30 años antes de constituir una sociedad.  Constituir una sociedad es “traer a un niño al mundo” y no todos están preparados para ser padres: lo más fácil es “hacerlo”, pero de ahí en adelante surgen unas responsabilidades para cuidar a ese hijo, incluidas las tributarias.

¿En qué casos puede ser útil constituir una sociedad? Las razones son diversas, tales como: te asociaste con otras personas para el emprendimiento, o por temas de administración de riesgos, organización de patrimonios, planeación sucesoral; y no necesariamente son de índole tributaria.

3. ¿Cómo así que tengo que facturar electrónicamente si yo soy del “régimen simplificado”?

Sí.  Una cosa es una cosa y otra cosa es otra cosa.  Una cosa es la responsabilidad de IVA y otra la de facturar electrónicamente.  Actualmente todas las personas (naturales y jurídicas), sean responsables de IVA o no (lo que antiguamente llamábamos “régimen común” y “simplificado” respectivamente), todas están obligadas a facturar de manera electrónica.  La factura de papel ya no existe en Colombia (aunque a veces en la calle todavía se vean algunos de los viejos talonarios de papel, en ese caso: No lo sé Rick / no la aceptes).

4. Mi contador todo el tiempo dice que está ocupado con “vencimientos” ¿le creo?

Sí, créele.  Como reza el adagio popular: Emprender no es “soplar y hacer botellas”.  En materia tributaria hay una serie de obligaciones llamadas sustanciales y formales que todo emprendimiento debe cumplir.  En muy resumidas palabras: son sustanciales cuando por regla general debes pagar algo; formales es cuando no hay que pagar pero sí debes informar algo, pero si no informas o no lo haces a tiempo entonces sí debes pagar una sanción.

A continuación te presento una lista no exhaustiva de “vencimientos” que pueden aplicar a un emprendedor promedio (del régimen ordinario de Renta y responsable de IVA):

5. ¿Qué es eso del Régimen Simple de Tributación y cómo se come?

Primero: qué no es.  El Régimen Simple de Tributación (en adelante: RST Simple o SIMPLE) no tiene nada que ver con IVA, y por tanto no tiene nada que ver con lo que antiguamente se conocía como el “régimen simplificado” (hoy llamado: no responsable de IVA).

El RST tiene que ver es con el impuesto sobre la Renta, en donde el SIMPLE lo sustituye. i lo adoptas tu emprendimiento no va tributar sobre una base de Renta (donde Renta = Ingresos – Costos y gastos deducibles) sino solamente sobre Ingresos, a unas tarifas inferiores, siempre que se cumplan unos requisitos.  ¿Suena enredado? Por ahora sólo quiero hacer énfasis en el subrayado de “deducibles”.  Si en tu emprendimiento tienes problemas porque incurres en muchos gastos pero no son deducibles (según las quejas de tu contador, por ejemplo porque no tienes la factura electrónica, o porque no hiciste el pago bancario sino en efectivo), entonces quizás te pueda servir el SIMPLE.

Otro: si en tu emprendimiento tienes una nómina alta y todos tus trabajadores están afiliados a Seguridad Social, quizás también te pueda servir el SIMPLE porque los aportes a pensiones los puedes restar del valor a pagar (el SIMPLE busca fomentar el trabajo formal).  Otro: si sientes problemas de liquidez o consideras que te hacen demasiadas retenciones en la fuente, quizás te pueda servir el SIMPLE porque ahí ya no te hacen retenciones a título de Renta.  Otro: si tu contador no te entrega las cosas a tiempo y lo ves siempre afanado, quizás también te pueda servir el SIMPLE porque de las 19 declaraciones al año que por regla general puedes llegar a presentar a la DIAN (1 de Renta, 6 de IVA y 12 de retenciones, sin contar las de ICA a los municipios), solamente vas a tener que presentar 8 (6 anticipos bimestrales y 2 declaraciones anuales de IVA y SIMPLE), es decir: te puedes ahorrar 11 declaraciones.

Dada la brevedad a la que aspira(ba) este escrito (que dejó de ser breve hace bastantes párrafos) no ahondaremos en cada tema.  Sin embargo, recuerda siempre hacer las cuentas y no seguir consejos generales: lo que para alguien puede servir no necesariamente para ti también.