Descubra el proceso para reservar los auditorios en el campus central El Jardín

Jun 17, 2019 | Institucional

Conozca el proceso que debe seguir para solicitar la reserva de los auditorios en el campus central El Jardín para las facultades, programas académicos, dependencias administrativas y comunidad universitaria.

Auditorios:

  • Auditorio Mayor: Carlos Gómez Albarracín.
  • Auditorio Menor: Alfonso Gómez Gómez.
  • Auditorio de Ingenierías: Jesús Alberto Rey Mariño.

¿Cuál es el proceso que deben seguir para solicitar un auditorio?

Los auditorios del campus central El Jardín se prestan sin costo para actividades académicas, culturales o administrativas organizadas por la UNAB. La reserva se debe realizar a través del SIS, siguiendo esta ruta:

  • Nueva solicitud
  • Seleccionar la categoría Admisiones y Registro Académico
  • Subcategoría Reserva de auditorios
  • Seleccionar el auditorio requerido
  • Diligenciar el formato adjunto en el ticket
  • Crear el ticket

Tiempos de respuesta a la solicitud

Para la primera respuesta la oficina de Comunicación Organizacional tiene dos (2) días laborales. Y para dar solución a la solicitud ocho (8) días laborales.

¿Cómo pueden hacerle seguimiento a la solicitud?

Se debe realizar a través del SIS revisando el ticket creado. En la plataforma se dará respuesta a la disponibilidad del auditorio y de ser posible la reserva se informará el número de evento creado en el sistema Banner.

Recomendaciones

  • La reserva de los auditorios se realiza por orden de llegada de los tickets en el SIS.
  • Tener en cuenta los tiempos de respuesta para realizar las solicitudes de reserva.
  • Revisar el sistema de Préstamos y Reservas y verificar que la reserva esté registrada antes de cerrar el ticket con la solicitud.
  • No se atenderán solicitudes realizadas por correo electrónico u otro medio diferente al SIS.
  • Si por algún motivo no se va a realizar el evento y ya se tiene la reserva, se debe informar por escrito a la Oficina de Comunicación Organizacional al correo comunicacionorg@unab.edu.co  sobre la cancelación del evento indicando el número del ticket con el que solicitó inicialmente la reserva para que el auxiliar administrativo libere el espacio.
  • Si necesita que otra oficina le ceda el espacio de la reserva, debe enviar la solicitud al correo electrónico de la Oficina responsable del evento con copia a  comunicacionorg@unab.edu.co.  Si se aprueba ceder el espacio, el auxiliar administrativo encargado de las reservas realizará las modificaciones necesarias y dará respuesta en el mismo correo electrónico.
  • Si el evento tiene programación musical, es importante que diligencie y pague los Derechos de Autor ante Sayco y Acimpro.
  • Designar una persona encargada de la organización del evento que sea el contacto permanente con los encargados de manejar el auditorio.
  • Enviar la programación del evento e informar oportunamente de los cambios que se presenten.
  • Si necesita equipos audiovisuales y soporte para este evento debe colocar un ticket a multimedios en la siguiente ruta: Servicios Tecnológicos > Atención y Soporte Técnico-CATIC > Eventos y Videoconferencias > Jardín.
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