La oficina de Gestión Universitaria de la Información y la Documentación (GUIDO) emite un mensaje de bienvenida a la nueva metodología en la administración documental y por lo tanto quiere compartir los siguientes lineamientos en cuanto a la conservación, producción, distribución, trámite y archivos de los documentos institucionales :
1. El software especializado para la gestión documental será Alfanet y puede accesarlo desde IntraUnab-Servicios
2. Deben ser registrados, radicados y escaneados en GUIDO y su soporte en papel será custodiado por esta oficina
3. Todos documento recibido externo será cargado desde GUIDO a un escritorio digital para su trámite y se convierte en tarea asignada
4. La notificación de recibo de documentos o tareas asignadas llegará al correo y deberá ampliarse la información a través de Alfanet
5. Los documentos que se generen a través de otros sistemas (Banner, Sara, SIS, New Hotel, etc.) pueden ser referenciados en Alfanet si así lo amerita el trámite
6. El formato a ser utilizado para el envío externo, puede consultarse en IntraUnab – Documentación Unab – Procesos estratégicos – Comunicación Organizacional
7. Los documentos institucionales deben ser archivados por cada oficina productora de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD)
8. Las capacitaciones de refuerzo en el uso de Alfanet se impartirán así :
Lunes 6 de Abril – 16:00 a 18:00 pm. Aula AI1 Ed. Biblioteca
Miércoles 8 de Abril – 10:00 a 12:00 m. Aula AI3. Ed. Biblioteca
Viernes 10 de Abril – 9:00 a 12:00 m. Aula AI1. Ed. Biblioteca
Estos lineamientos entrarán en vigencia a partir del Lunes 13 de Abril según decisión del Comité Interno de Archivo. Esperamos su valiosa colaboración en la implementación de esta metodología.