Desde el 4 de septiembre inicia el proceso de planeación presupuesto para el año 2025.
El presupuesto es una de las actividades de nuestra planeación financiera. Nos permite administrar adecuadamente nuestros ingresos y egresos, asegurando que contemos con los recursos necesarios para alcanzar nuestras metas a corto, mediano y largo plazo.
Este año, desde el área de Presupuesto y Control de Gestión invitamos a decanos, directores y jefes de áreas administrativas y académicas, coordinadores de programa, administrativos (secretarias, asistentes, auxiliares, profesionales) y docentes a trabajar en equipo y participar en cada una de las actividades propuestas en el cronograma que nos guiará durante estos tres meses.
Para que este proceso sea exitoso para todos, les recomendamos:
- Establecer objetivos acordes a las necesidades y posibilidades de su área. Cada rubro que sea solicitado debe tener una justificación.
- No sobreestimar los costos y gastos, no podemos plantear más de los ingresos que esperamos percibir.
- Si los gastos están centralizados en ciertas áreas, haz tu solicitud al líder responsable con tiempo, para que sean proyectadas.
- Cumplir las entregas en las fechas establecidas y en los formatos sugeridos.
- Antes de grabar en el sistema de información, es importante realizar el ejercicio en hojas de trabajo, esto nos ayuda a tener un panorama del ejercicio y minimizar errores en la grabación.
- Revisar el documento de lineamientos generales y variables económicas proyectadas antes de iniciar las proyecciones.
- Consultar los instructivos o contactar a los miembros del equipo de presupuesto para aclarar las dudas e inquietudes
- Revisar el cronograma, en el están cada una de las actividades con los tiempos de inicio y fin, instructivos y formatos
- Todos los gastos correspondientes a la vigencia del año 2024 deben quedar causados al cierre del año contable en diciembre. Si no son reportados para ser provisionados al cierre de diciembre, al iniciar el nuevo año les tomará presupuesto 2025.
- Si tienen dudas, los invitamos a dar clic aquí, en este documento encontrará los lineamientos, recomendaciones y lo que debe tener en cuenta para organizar el presupuesto de su área.
| Actividad | Inicio | Fin | Detalle de la actividad | Herramientas de apoyo | Contacto para resolver inquietudes |
|---|---|---|---|---|---|
| Fase 1: Proyección de ingresos | |||||
| Proyección de estudiantes 2025- formulario en mi portal U para información al MEN y proyección de ingresos | 4 sept. | 13 sept. | Decanos, directores y coordinadores de programas de pregrado y posgrado revisar su proyección de meta población estudiantil para el año 2025. Diligenciamiento en el formulario ubicado en MiPortalU. | Ver instructivo Diligenciamiento del formulario de proyección. | Viviana Álvarez Ext. 356 valvarez@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co |
| Consolidación de proyección de estudiantes y comparativos de facultades | 16 sept. | 18 sept. | El área de Presupuesto consolida la información por semestres comparando con el año 2024. Devuelve a los decanos para sus revisiones antes de las reuniones de análisis. | Viviana Álvarez Ext. 356 valvarez@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Revisión por parte decanos plantillas comparativas de proyecciones de metas. | 18 sept. | 20 sept. | Decanos, directores y coordinadores de programa, revisan la consolidación de metas estudiantil para 2025, se compartirá desde el correo presupuesto@unab.edu.co | Viviana Álvarez Ext. 356 valvarez@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Entrega de datos de población a planeación (cupos MEN) | 18 sept. | 18 sept. | El área de Presupuesto suministra a Planeación y Evaluación la proyección de estudiantes, para reporte ante el MEN. | Viviana Álvarez Ext. 356 valvarez@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Reunión análisis de proyección de metas ingresos 2025 | 23 sept. | 27 sept. | Participan decanos, directores y coordinadores de programas, director y gerente de Desarrollo de Mercados y Vicerrector Académico. Lidera el Vicerrector Administrativo y Financiero. Programa la reunión: presupuesto@unab.edu.co | Viviana Álvarez Ext. 356 valvarez@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Fase 2: Proyección costos y gastos de nómina | |||||
| Capacitación reportes académicos para programación académica | 4 sept. | 4 sept. | La Dirección de Admisiones brindará orientación sobre los reportes académicos, los cuales serán de apoyo para la proyección de la programación académica. | Hoja trabajo programación académica | Gloria Galvis Ext. 403 direccionadmyreg@unab.edu.co Karen Rivera Ext. 120 krivera348@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co |
| Solicitudes nuevos cargos y reclasificación cargos administrativos 2025 | 3 sept. | 13 sept. | Los Decanos, directores de programas, jefes administrativos reportan las solicitudes en el formato al correo presupuesto@unab.edu.co, indicando en el nombre del asunto: Solicitud personal 2025 (Nombre unidad) | Formato solicitud de nuevos cargos y reclasificaciones | Nimia Arias narias@unab.edu.co cel: 3163526628 |
| Análisis de solicitudes de nuevos cargos y reclasificación cargos administrativos | 16 sept. | 30 sept. | De acuerdo con las solicitudes recibidas, la Directora de Gestión humana revisa y consolida. En este espacio la Directora de Gestión Humana cita a reunión a los jefes para justificación de la solicitud. | Nimia Arias narias@unab.edu.co cel: 3163526628 | |
| Entrega de reporte horas cátedras, estudiantes en práctica y comisiones | 30 sept. | 10 oct. | Decanos y directores de programas reportan la cantidad de horas cátedras proyectadas para 2025 por mes y foapal. | Formato horas cátedras | Laura Cordero Ext. 125 |
| La información debe ser entregada en el formato y enviada al correo presupuesto@unab.edu.co, indicando en el nombre del asunto: Horas Cátedras 2025_ (Nombre programa) | Instrucciones para calculo horas cátedras | ||||
| Consolidación solicitudes nuevos cargos y reclasificación cargos administrativos 2025 | 7 oct. | 7 oct. | Responsable de la información para la proyección de las solicitudes Nimia Arias, entrega a Laura Cordero. | Laura Cordero Ext. 125 | |
| Consolidación de ascensos del escalafón profesoral 2025 | 10 oct. | 10 oct. | Responsable de entrega de la información Nimia Arias y Adriana Martínez, consolidan y reportan a Laura Cordero. | Laura Cordero Ext. 125 | |
| Organización y cálculo de costos de nuevas solicitudes y determinación escenario nómina #1 | 11 oct. | 17 oct. | Nómina realiza la proyección de los costos y gastos de nómina, y genera archivos de cargue. | Laura Cordero Ext. 125 | |
| Cargue primer escenario nómina, ingresos y organización de variaciones | 18 oct. | 18 oct. | El área de Presupuesto realiza cargue de los archivos de costos y gastos de nómina. | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Revisión escenario # 1 (gastos y costo nómina e ingresos) | 22 oct. | 22 oct. | Directora de Gestión humana, Nómina y Jefe Presupuesto presentan al Rector y Vicerrectores, las proyecciones de los costos y gastos de nómina, de acuerdo con las solicitudes recibidas. | Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co Laura cordero Ext. 125 lcordero@unab.edu.co Nimia Arias narias@unab.edu.co | |
| Consolidación nómina escenario # 2 | 23 oct. | 25 oct. | Nómina proyecta nuevo escenario de acuerdo con las instrucciones recibidas. | Laura cordero Ext. 125 lcordero@unab.edu.co | |
| Cargue escenario # 2 y consolidación | 28 oct. | 28 oct. | El área de Presupuesto realiza cargue escenario # 2 de los archivos de costos y gastos de nómina | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Fase 3: Grabación de costos y gastos | |||||
| Grabación en Banner gastos unidades de apoyo, de proyectos estratégicos y de mejoramiento | 3 oct. | 9 oct. | Todos los ordenadores de gastos de las unidades de apoyo administrativo | Instructivo de grabación | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co Karen Rivera Ext. 120 krivera348@unab.edu.co |
| Revisión de proyecciones de gasto y proyectos estratégicos y de mejoramiento. | 10 oct. | 17 oct. | La oficina de Presupuesto realiza la revisión de los presupuestos de gasto de las unidades de apoyo administrativo, los de mayores variaciones o aumentos con relación al año de cierre, se citan para justificación o se les solicita diapositivas con la justificación. | Guía para Justificación | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co Karen Rivera Ext. 120 krivera348@unab.edu.co |
| Grabación de amortizaciones y depreciaciones | 16 oct. | 16 oct. | La oficina de Contabilidad proyecta y entrega a presupuesto para el cargue en el escenario. Responsable Ana Dilcy Ariza | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co | |
| Planeación de costos y gastos, grabaciones en el sistema Banner del presupuesto de las facultades e Instituto Caldas, programas de Educación no formal e investigaciones. | 11 oct. | 18 oct. | Decanos, directores y coordinadores de programas de pregrados y posgrados realizan su planeación de costos y gastos. Realizan la grabación por foapal en Banner. La oficina de Educon e Investigación graban sus respectivos presupuestos. Con anticipación deben informar a los decanos sobre los rubros que estarán asociados para estos conceptos. | Instructivo de grabación | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co Karen Rivera Ext. 120 krivera348@unab.edu.co |
| Revisión y consolidación escenarios de Facultades gastos (diferentes nóminas) | 21 oct. | 23 oct. | El área de Presupuesto revisa la grabación del presupuesto de las facultades. | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co Karen Rivera Ext. 120 krivera348@unab.edu.co | |
| Revisión previa con decanos y ajustes al escenario | 24 oct. | 30 oct. | El equipo de Presupuesto se reúne con los decanos (as) para socialización de la consolidación del presupuesto de la facultad. | Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Proyección de inversiones | 5 oct. | 20 oct. | Líderes de inversiones: TIC, Infraestructura y Operaciones, UNAB Virtual, Planeación y Evaluación, reciben las solicitudes de las facultades y unidades administrativas. Fecha límite reporte a Presupuesto 20 octubre | Solicitudes de Inversión | Andrea Ibáñez aibanez15@unab.edu.co Vicky Lozano vlozano@unab.edu.co Xiomara Cárdenas xcardenas@unab.edu.co Luz Helena García lgarciag@unab.edu.co |
| Consolidación escenario #3 | 30 oct. | 1 nov. | Tiempo de ajustes, si son requeridos por parte de las facultades. Deben hacer la solicitud a la Jefe de Presupuesto por correo: aarroyo3@unab.edu.co | Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Fase 4: Sustentaciones | |||||
| Elaboración de la presentación de sustentación de las facultades | 5 nov. | 8 nov. | En este espacio, los decanos (as) y sus equipos podrán elaborar su presentación para la sustentación. El equipo de Presupuesto les apoyará con datos e información que requieran. | Guía para presentación | Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co |
| Facultades entregan presentación de sustentación | 12 nov. | 12 nov. | Decanos (as) deben enviar las presentaciones al correo presupuesto@unab.edu.co | Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Sustentaciones facultades | 13 nov. | 18 nov. | Reuniones por facultades. El decano/a socializa el presupuesto, objetivos, retos para 2025. | Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Ajustes escenario #4 | 19 nov. | 20 nov. | Tiempo para ajustes si son requeridos, de acuerdo con las sustentaciones. | Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Fase 5: Cierre de presupuesto | |||||
| Elaboración presentación presupuesto 2025 a Comité Financiero. | 21 nov. | 22 nov. | Equipo Presupuesto debe entregar al Vicerrector Financiero detalles presupuesto 2025. | Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Presentación a Comité Financiero | 25 nov. | 25 nov. | Socialización por parte del Rector y Vicerrectores al Comité Financiero. | Rector y Vicerrectores | |
| Presentación a Junta Directiva | 3 dic. | 3 dic. | Presentación a Junta Directiva para aprobación presupuesto año 2025. | Rector y Vicerrectores | |
| Prueba en Banner del cargue de presupuesto | 10 dic. | 10 dic. | Equipo de Presupuesto realiza pruebas de cargue del presupuesto aprobado. | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co | |
| Socialización Presupuesto 2025 | 10 dic. | 10 dic. | Socialización del presupuesto aprobado por parte del Rector y Vicerrectores a las facultades, unidades de apoyo académico y administrativo. | Rector y Vicerrectores | |
| Envío de presupuestos aprobados a las facultades y unidades. | 12 dic. | 17 dic. | El equipo Presupuesto informa a los ordenadores del gasto la disponibilidad inicial para 2025. | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co | |
| Cargue presupuesto final 2025 a producción Banner. | 13 dic. | 13 dic. | Se habilita provisionalmente en Banner, el año 2025 para cargue final del presupuesto 2025. | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co | |
| Informes y reportes MEN | |||||
| Información y cargue MEN, proyección de ingreso por matrículas, pecuniarios y proyectos de inversión 2025. | 10 dic. | 10 dic. | Elaboración de archivos y cargue al MEN, proyección de ingresos por programas. | Viviana Álvarez Ext. 356 valvarez@unab.edu.co Adiela Arroyo Ext. 127 aarroyo3@unab.edu.co | |
| Reporte nuevo presupuesto 2025 al MEN. | 15 enero | 20 enero | Archivo y reportar al MEN presupuesto 2025. | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co | |
| Reporte de ejecución presupuestal 2024 MEN. | 10 feb. | 10 feb. | Reportar ejecuciones del año 2024. | Alexander Archila Ext. 114 aarchila@unab.edu.co | |
En caso de cambios en el cronograma o nueva información, se estará comunicando desde el correo presupuesto@unab.edu.co
