Desde el año pasado, el equipo de Gestión Organizacional Roble, con el acompañamiento de TIC y Gestión Humana, está realizando la actualización de las extensiones que aparecen en el directorio telefónico que encontramos en MiPortalU.
Este proyecto de actualización tiene como objetivo establecer información veraz en el directorio de extensiones de la Universidad UNAB, permitiendo una comunicación efectiva entre dependencias y definir el procedimiento para la actualización, consulta y mantenimiento de los equipos y líneas telefónicas que lo soportan.
El año pasado, entre los meses de mayo y junio, se envió un correo a los empleados de la Universidad para invitarlos a actualizar sus extensiones. A partir de sus respuestas y del trabajo realizado entre Roble y Gestión Humana, del 1 al 29 de febrero iniciamos un proceso de transición para que todos los integrantes de la comunidad profesoral y administrativa verifiquen en el directorio que su extensión esté correcta.
Si la extensión que aparece en el directorio telefónico interno de MiPortalU es incorrecta, tendrás hasta el 29 de febrero para solicitar su cambio.
Este proceso se realiza a través del SIS, así: Dirección de TIC / Servicio de Telefonía / Telefonía Fija / Actualizar Extensión Telefónica.
Durante este periodo de tiempo, las actualizaciones solicitadas por este motivo se tramitarán los viernes de cada semana (9, 16 y 23 de febrero), es decir tendrán un tiempo de resolución de máximo cinco días hábiles.
¡Importante! A los profesores de Medicina, Psicología y Enfermería que tienen como base de trabajo un lugar distinto al campus El Bosque, les fue asignada la extensión de la secretaria de su programa académico.
¿Qué pasa si no solicito el cambio de mi extensión antes del 29 de febrero de 2024?
Al finalizar este periodo, a los empleados que no registren extensión en MiPortalU se les asignará la extensión de la secretaria del área o programa académico al que pertenecen.
Por otra parte, este proyecto que involucra y gestiona la mejora con la actualización del servicio de telefonía en la UNAB, también implica la intervención de la mesa de ayuda del SIS a través de la cual se canalizan estas solicitudes.
La ruta es: MiPortalU / Servicios electrónicos / Soporte / SIS
Allí encontrarás las siguientes categorías de servicio: Dirección de TIC / Servicio de Telefonía / Telefonía Fija
Los servicios que puedes solicitar son:
- Actualizar extensión telefónica: este servicio le permite a los empleados mantener actualizado su número de extensión telefónica, con el fin de facilitar la comunicación con los demás integrantes de nuestra comunidad profesoral y administrativa, y mantener el directorio interno al día.
¿Cuándo puedes solicitar este servicio?
- Si te das cuenta que la extensión publicada en MiPortalU no es la correcta.
- Si cambias de cargo y se modifica tu extensión de contacto.
- Si cambias de dependencia.
Recuerda que:
- Las extensiones telefónicas y los equipos telefónicos no se cambian del lugar físico dónde se encuentren.
- Al realizar la solicitud de actualización debes ingresar todos los datos solicitados.
2. Desvío de llamadas: permite que, si vas a estar ausente por largo tiempo de tu oficina, las llamadas puedan ser desviadas a otra extensión donde sí puedan ser atendidas.
¿Cuándo debes solicitar el servicio?
Si por las responsabilidades que cumples en nuestra Universidad, te encuentras fuera de la oficina.
- Incapacidad
- Licencias
- Movilidad
- Permisos
- Vacaciones
Recuerda que:
- El desvío de llamadas lo puedes solicitar máximo para dos extensiones y debe ser solo por el tiempo que estarás ausente de la oficina. Al finalizar este periodo tu extensión volverá a funcionar normalmente.
- Al realizar la solicitud de actualización debes ingresar todos los datos solicitados.
3. Reporte de daños: utiliza este servicio para solicitar asistencia cuando se presenten inconvenientes con tu extensión telefónica y/o equipo telefónico.
Recuerda que:
- Al realizar la solicitud debes ingresar todos los datos solicitados.
- Es importante que en el campo “Describa el daño”, expliques de forma clara y detallada la situación que se está presentando. De esta manera el agente de soporte tendrá herramientas para atender tu solicitud en el menor tiempo posible.
4. Solicitud de extensión: podrás realizar la solicitud de una extensión nueva en los siguientes casos:
- Creación de un nuevo cargo
- Empleado en teletrabajo
- Incremento del número de personas que integran un área de trabajo o programa académico.
Ten en cuenta que:
Las extensiones telefónicas pueden ser de uso compartido por varias personas, en tal caso, si solicitas una extensión que funcionará de esta manera, debes relacionar los nombres de todas las personas que harán uso de ella en la solicitud.
Información sobre la mesa de ayuda:
La mesa de ayuda de telefonía será atendida por personal de la Universidad UNAB. Para brindar una mejor atención, ten presente su horario de trabajo y acuerdos de nivel de servicio:
Horario mesa de ayuda: lunes a viernes de 8:00 a. m. a 12:00 m. y 2:00 p. m. a 6:00 p. m.
Acuerdos de nivel de servicio:
Cuando envíes una solicitud, ten presente que todos los servicios tienen tiempos límite de atención y respuesta.
| Solicitud | Tiempo de respuesta |
| Actualizar extensión telefónica | 5 horas |
| Desvío de llamadas | 5 horas |
| Reporte de daños | 5 horas |
| Solicitud de extensión | 6 días |
| Los tiempos de respuesta se miden dentro del horario de trabajo de la mesa de ayuda. | |
