Bajo la premisa Reorganizando la Operación en Busca de La Excelencia, la UNAB cuenta con un proyecto denominado Roble, el cual se focaliza en la articulación de los recursos humanos, tecnológicos y financieros, mediante la adopción de la metodología de enfoque a procesos.
“Las intervenciones en los procesos tienen dos enfoques, el primero consiste en potenciar lo que se hace bien y el segundo, en responder de manera ágil a los requerimientos de la dinámica institucional en la ruta del mejoramiento continuo”, mencionó Martha Lucia Cala Cala, jefe del Proyecto Roble.
El equipo está compuesto por cuatro profesionales y tres asistentes, quienes se integran de manera constante con los gestores de los diferentes procesos, para aunar esfuerzos en la identificación e implementación de las mejoras pertinentes. Cada integrante del equipo Roble contribuye desde su experticia en un espacio de construcción respetuoso.
En los últimos años han venido trabajando alineados con el plan de desarrollo institucional, contribuyendo con los retos estratégicos: transformación digital, calidad y pertinencia, y con la iniciativa estratégica de experiencia y satisfacción de públicos objetivos. Producto de este trabajo Roble hizo entrega, junto con los dueños, líderes y gestores de los procesos, de algunas mejoras en:
- Los procesos de compras y pagos, la operación del Reglamento de Compras actualizado, la ventanilla única de pagos y el expediente digital de proveedores.
- El proceso de contratación, la vinculación de personas naturales (empleados y externos) por docencia y demás servicios.
- Recaudo y crédito estudiantil, se entregaron dos mejoras: la devolución de saldos de matrícula a estudiantes y el diseño de la interfaz web que soporta la solicitud y estudio de crédito, divulgada bajo la campaña “Vale el esfuerzo”, buscando mejorar la experiencia de servicio a estudiantes y padres de familia, en respuesta a la necesidad del servicio de pago de matrículas y a la contingencia provocada por el COVID-19.
- El proceso contable, la definición de las reglas de operación para el reconocimiento de los costos asociados a la creación y actualización de programas académicos, bajo el concepto de activos intangibles de la NIC 38 y de la provisión del gasto de vacaciones en el marco del parágrafo 16 de la NIC-19.
- El fortalecimiento del servicio prestado en el Punto U con la implementación de agentes integrales en el primer nivel de servicio, preparados para mejorar la experiencia de los estudiantes
Estas mejoras están soportadas con la documentación que define la lógica del proceso, las actividades, los responsables, las reglas de operación y los niveles de servicio; documentación que se integra al Sistema de Gestión de Calidad –SGC-, el cual administran desde el mes de febrero del presente año.
Martha Lucía menciona que “nuestro reto es lograr la excelencia organizacional, es por ello que somos parte activa en la apuesta institucional para mejorar la experiencia y satisfacción de los estudiantes y demás partes interesadas.También hacer uso de los beneficios que introduce la nueva versión del sistema Banner. Dar al Sistema de Gestión de la Calidad el alcance de tal forma que sea la herramienta que permite explicitar el conocimiento necesario para la operación de los procesos y para lograr la conformidad de los servicios, así como evidenciar los seguimientos sistemáticos y periódicos que requiere el sistema interno de aseguramiento de la alta calidad”.
El equipo está conformado por:
Bertha García Sierra – bgarcia2@unab.edu.co
Profesional responsable de garantizar la aplicación de la metodología adoptada de enfoque a procesos, así como de la administración del software SVE para el soporte del SGC.
Maribel Jaimes Calvete – mjaimesc@unab.edu.co
Profesional responsable por la integración del componente tecnológico en los procesos.
Leidy Daniela García Arias – lgarcia349@unab.edu.co
Asistente con el rol de configurador que soporta la exploración y adopción de mejoras de las herramientas tecnológicas.
Diana Marcela Rubio Larrota – drubio543@unab.edu.co
Profesional responsable por la administración del SGC y por el cumplimiento de los criterios para el mantenimiento de los servicios certificados. Así mismo desempeña el rol de facilitadora de calidad.
Ingrid Carolina Pérez Ferreira – Iperez57@unab.edu.co
Asistente con el rol de facilitadora de calidad que acompaña a los dueños y líderes de los procesos en el mantenimiento y mejora de acuerdo con los criterios del SGC
Diana Marcela García Vélez – dgarcia789@unab.edu.co
Asistente con el rol de facilitadora de calidad que acompaña a los dueños y líderes de los procesos en el mantenimiento y mejora de acuerdo con los criterios del SGC.
Martha Lucia Cala Cala – mcala@unab.edu.co
Jefe del equipo, responsable de liderar el trabajo coordinado de sus integrantes, para garantizar el logro de los retos asignados. Dueña de los procesos Evaluación del SGC, Mejoramiento y control de documentos.
