Desde Gestión Organizacional Roble, queremos recordarles los cuatro pasos necesarios para gestionar la publicación de documentos de calidad en la Suite Visión Empresarial (SVE).
Cuando creas o actualizas un documento que respalda o hace parte de un proceso liderado por tu área, este debe cumplir con los siguientes pasos antes de estar disponible en la SVE para su consulta:
- Revisión del documento: este proceso implica dos etapas. Primero, el profesional de procesos de Gestión Organizacional Roble verifica el cumplimiento de los criterios establecidos en el proceso de administración documental. Luego, el líder de procesos revisa la adecuación y coherencia del documento con los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Este paso tiene una duración máxima de ocho días calendario.
- Aprobación: después de la revisión, el líder del proceso debe aprobar los documentos. El plazo máximo para recibir respuesta es de seis días calendario.
- Cumplimiento de Habeas Data: el área de Seguridad de la Información verifica el cumplimiento de los requisitos relacionados con la protección de los datos personales que puedan estar presentes en los documentos del SGC. Este paso tiene una duración máxima de cuatro días calendario.
- Publicación: el facilitador de calidad ejecuta las actividades descritas en el proceso de administración documental y libera el documento para el uso de los usuarios. Este paso tiene una duración máxima de tres días calendario.
El documento que ha cumplido los cuatro pasos del flujo está disponible para su uso, es idóneo y puede ser consultado.
Recuerda que el flujo del documento lo inicias tú realizando la identificación de este mediante el diligenciamiento del formulario que se encuentra en la SVE.
