A aquellos agoreros que pronosticaron el fin del correo electrónico ante la irrupción de aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, WeChat, Telegram, Viber y Wire, entre las más populares, les fallaron sus cálculos. El email está hoy más vivo que nunca y desde su aparición, hace ya más de 40 años, sigue siendo una de las herramientas de comunicación en doble vía o de un destinatario a muchos, que más se utiliza. Según el portal estadístico en línea, statista, se calcula que este año el promedio diario de correos electrónicos que se envían y reciben es de 236.500 millones en todo el mundo, algo así como 164 millones de mensajes cada minuto.
Es tal el impacto de su uso que, en promedio, en las agendas diarias de trabajo se dedican hasta dos horas para revisar y gestionar las bandejas de entrada de los diferentes servicios de correo al cual se suscribe una persona quien, al menos, administra dos cuentas: una personal y otra que se circunscribe al rol que desempeña en la sociedad. Sin una cuenta de correo electrónico es prácticamente imposible sobrevivir en un mundo mediado cada vez más por la tecnología.
El correo electrónico se convirtió, en la mayoría de organizaciones a nivel global, en el canal de comunicación formal por excelencia, desplazando incluso aquellos viejos formatos como los memorandos, las comunicaciones internas y las cartas, entre otros, o en el peor de los casos en donde la transformación digital riñe con las tradiciones o los legalismos, en el medio de envío a través de los famosos adjuntos (archivos para descargar y luego imprimir).
Una adecuada gestión del correo electrónico puede ser muy útil, en la medida en que se convierte en un mecanismo de apoyo que facilita el trabajo, haciendo uso de las herramientas inteligentes con las cuales ya vienen dotadas las diferentes plataformas como Gmail, Outlook y otras menos populares, que evitan hacer de esta una de las actividades más improductivas que existen. La buena administración del correo brinda la posibilidad de ser más eficientes ante la avalancha de información recibida a diario.
A continuación en Somos UNAB te sugerimos una serie de recomendaciones para que tu trabajo no quede a merced de lo que te imponga el correo, y a su vez, sepas sacarle provecho al máximo.
- Un asunto fundamental
¿Quieres que tu correo sobresalga sobre los demás en el buzón de entrada de los destinatarios? Un buen asunto es la llave que permite llamar la atención de quien recibe el mensaje. Procura no ser extenso, sé concreto y no utilices tácticas alarmistas para lograr tu cometido. Escribir en mayúsculas no está bien visto y respetar las normas gramaticales y de ortografía no es una opción, es una obligación.
- Lo bueno, si breve, dos veces bueno
Este aforismo sirve para describir el contenido en el cuerpo del correo. Los textos extensos espantan al destinatario. Y si a lo que se le quiere dar importancia es a un archivo adjunto, la sencillez, claridad y concisión son la clave. El correo electrónico es un medio para agilizar las comunicaciones. Una persona puede, en promedio, recibir 80 correos diarios por lo que la extensión en cada mensaje determina, en muchos casos, su completa lectura. Ah, y como en el punto anterior, las normas gramaticales son la regla.
- Etiquetar y categorizar
Hay definitivamente que filtrar, etiquetar y archivar para que el caos no se apodere de tu bandeja de entrada. Organizar aquellos mensajes que sean realmente relevantes, ordenando aquellos por temáticas o categorías te hará más fácil la consulta en el futuro y así dejarás la bandeja principal más libre. Lo que no sea prioritario archívalo y lo que realmente no sea importante, bórralo, así bajará la cifra siempre inquietante de mensajes no leídos.
- Responde los mensajes
La vieja excusa a mi no me llegó el correo ya no sirve. Los servicios de envío masivo de correos electrónicos están dotados de herramientas que permiten seguir el curso de los mensajes y saber la efectividad de su entrega en el buzón de destino, si este es abierto, la fecha y hora en que lo hacen, entre otras particularidades. No responder un correo es una práctica odiosa y de tan de mala educación como no saludar o dar las gracias.
- No es un repositorio de documentos
Muchas veces utilizamos el correo como repositorio de documentos cuando esto representa un error. Las búsquedas, por lo general, se hacen complicadas y son fuente de pérdida de tiempo si queremos recuperar una información determinada. Para eso existen otras herramientas como Google Drive.
- No te vuelvas indeseable
Las personas tienen la creencia de que a mayor número de envío de correos sobre un tema en particular su apertura será garantizada. Eso no es correcto en la medida en que estos servicios delimitan, en este caso por exceso, el número de correos enviados desde una misma cuenta penalizándola, es decir, llevando sus mensajes al correo no deseado o spam.
- Tómate tu tiempo
No dejes que la dictadura del correo te atrape. Una buena gestión requiere disciplina, y para ello, establece un tiempo a diario para abrir, leer y enviar correos. Es lo más complicado, pero es fundamental para evitar más de dos horas de consulta o estar comprobando de forma periódica la bandeja de entrada y revisando la llegada de nuevos mails. Lo ideal es consultarlo en tres momentos: a primera hora de la mañana, al mediodía y al finalizar la jornada, dedicando un tiempo limitado que no debe sobrepasar más de media hora en el primer acceso y no más de quince minutos en las dos consultas restantes.
