Como resultado de un trabajo de varios meses con el equipo de ROBLE, la Secretaría General y Jurídica (SGJ) puso en marcha el procedimiento de Elaboración y revisión de contratos, acuerdos, convenios y documentos jurídico, código: GJU02-01-PR-01, el cual fue dado a conocer a los distintos usuarios (áreas) en capacitación virtual realizada el 25 de noviembre de 2021.
A continuación, se ilustra a grandes rasgos las etapas del procedimiento, información que se encuentra con mayor detalle en el documento publicado en la SVE.
En primer lugar, el área usuaria deberá identificar la necesidad del contrato, convenio o documento jurídico, para ello tendrá a su disposición una guía sobre los formatos disponibles y sus usos, consultar Plantilla GJU02-01-FO-33.
Posteriormente, el usuario deberá diligenciar en su totalidad la plantilla de solicitudes (GJU02-01- FO-33) y anexar la documentación que allí se indica. Para radicar la solicitud en el sistema Alfanet, el usuario debe tener en cuenta el reparto establecido en para las distintas profesionales del área, consultando el procedimiento.
Una vez la solicitud esté asignada en el escritorio de Alfanet de una de las profesionales de la SGJ, se inicia con la revisión/elaboración del contrato, convenio o documento jurídico, se realizan los ajustes pertinentes y se pide información al área solicitante (si aplica).
Finalmente, el documento pasa a visto bueno del Secretario General y Jurídico y firma del Representante Legal; una vez se cuente con la firma, el documento se envía al área solicitante por medio de Alfanet para la consecución de las demás firmas y gestión del repositorio del trámite.
Resaltamos las principales mejoras obtenidas con este procedimiento:
- Asegura el conocimiento del proceso
- Brinda conocimiento a las partes intervinientes en el proceso respecto de sus actividades, responsabilidades y tiempos de servicio
- Al haberse definido un reparto por temas y/o áreas se facilita el seguimiento de la solicitud, conocimiento de antecedentes y del área solicitante, las necesidades y los procesos.
- Solicitud a través de Alfanet: Facilidad para realizar seguimiento.
- Se implementó la plantilla para solicitudes (GJU02-01-FO-33), la cual orienta en el tipo de solicitud y modelo a usar, además establece previamente las aprobaciones y anexos a entregar
- Se tienen disponibles en la Suite Visión Empresarial – SVE. Aproximadamente 40 documentos formalizados, entre modelos y formatos que facilitarán el trámite de las solicitudes; se recomienda preferir el uso de éstos.
- Se asegura la creación de un radicado o registro en Alfanet: Que deberá funcionar como un repositorio del contrato, convenio, acuerdo y/o documento jurídico.
Se anexa un instructivo para la consulta en la SVE de la documentación formalizado por la Secretaría General y Jurídica.
