El Sistema de Gestión de Calidad – SGC, en el procedimiento de Control de documentos GD1-PR-01, versión 12 establece que todos los documentos normalizados se encuentran en la herramienta tecnológica Suite Visión Empresarial – SVE y que los documentos que se encuentren publicados por fuera de ella, como en la página web institucional, MiPortalU, Sistema de emisión de Boletines-SEB, entre otros, deben ser controlados.
Para este tipo de documentos se han establecido las siguientes directrices, definidas en el procedimiento:
Si se va a publicar un documento o fracción de éste que, por su naturaleza, mecanismo de aprobación o requisito legal se requiera publicar en una de las herramientas institucionales diferentes a la SVE, se debe tener presente lo siguiente:
- Relacionar el documento en el formato Listado maestro de documentos publicados en otras herramientas tecnológicas GD1-FO-01.
- Registrar fecha de aprobación y/o versión.
- Si es tomado de otro documento, se debe referenciar la fuente.
El responsable de la publicación del documento debe garantizar su actualización cada vez que se presenten cambios en el. Adicionalmente, debe verificar cada 2 años que esta información continúe vigente y registrar la fecha de verificación en el formato Listado maestro de documentos publicados en otras herramientas tecnológicas GD1-FO-01″.
