Varias zonas de peligro tributario pasaron a considerarse de alto riesgo con la última reforma tributaria de la Ley 1819 de 2016 en adición a las que ya existían. Nos referiremos en esta oportunidad a por lo menos estas situaciones: 1- Cierre del establecimiento por no facturar o sanción del 10% de lo facturado el mes anterior, 2- Sanción automática por corrección de medios magnéticos y 3- Recientemente los correos electrónicos, WhatsApp y otras comunicaciones inocentes que podrían complicarle la vida como prueba definitiva en un proceso penal por fraude procesal o falsedad en documentos privados, para solo citar algunos.
Para comenzar “todas” las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, “deberán” expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes. Sin embargo, hay personas expresamente autorizadas para no expedir facturas, las cuales igualmente requieren una revisión detallada. (Artículo 615 ETN, Artículo 1.6.1.4.2 del Decreto Único Reglamentario 1625 del 2016.).
En las auditorias tributarias especialmente de las cuentas de ingresos no operacionales algunos conceptos como intereses, arriendos u otras actividades menores ejemplo ventas de desechos, sobrantes de inventario, son en un alto porcentaje realizadas sin emitir la factura y que por sus cuantías no son revisadas. Existen a su vez contratos de colaboración, cuentas en participación, donde igualmente basados en conceptos no se emiten facturas entre los partícipes por operaciones que claramente son identificables dentro del marco del artículo 615 del Estatuto Tributario.
Este riesgo es sancionable con la clausura del establecimiento de comercio con el letrero “CERRADO POR EVASIÓN”. El contribuyente podrá evitar dicho cierre si acepta y paga una sanción pecuniaria equivalente al 10% de los ingresos operacionales obtenidos en el mes anterior a la fecha en que incurrió en el hecho sancionable. Esta zona de peligro tributario tiene costos altísimos, si tiene un hecho no facturado repetido en todo el año, la sanción cada mes podría sumar cifras millonarias (Artículo 657 ETN).
Cuidado con las órdenes de suspender la emisión de facturas a algún cliente, si no hay justificación de cancelación del pedido, no envío de la mercancía, autorización expresa de no servicio, el artículo 657 castiga este hecho con el 20% de lo facturado en el mes anterior.
Recomendación automática, revisar los conceptos no facturados y cuando tenga dudas subsane inmediato la emisión de la factura, prohíba expresamente la emisión de cuentas de cobro y en las solicitudes de reembolsos efectuar los análisis técnicos correspondientes y si tiene dudas no arriesgue es más barato expedir factura.
La información exógena exigida todos los años por la autoridad tributaria también denominada como reporte de medios magnéticos constituye la evidencia de las transacciones con terceros que realizan los contribuyentes en un período fiscal y sus reportes pueden ser de diferentes períodos tales como mensual, anual por períodos mensuales, anual, entre otros.
Su construcción se desarrolla en el período fiscal por cuanto exige la parametrización y ubicación de datos que solo en el momento de las transacciones es posible su obtención.
Quienes pretenden elaborar al final del período o peor aún después de cerrado el sistema contable, cualquier corrección, traslado, anulación, inclusión, podría alterar información que ya está siendo utilizada en el año siguiente, con altos riesgos de seguridad informática.
Por tanto, algunos reportes que son simplemente “maquillados” luego de las revisiones y cruces por códigos contables o por formatos exigidos en los reportes establecidos previamente por la autoridad tributaria, dejan simplemente una huella imborrable de un error cometido y corregido.
Que exista la probabilidad de cometer errores en los reportes por NIT no verificados, transacciones no autorizadas, causaciones que no fueron previamente analizadas por las empresas implicadas, es muy alto en todas las organizaciones grandes, medianas, pequeñas.
La mala noticia es que la reforma tributaria de la Ley 1819 de 2016 incluyó la siguiente sanción automática: “El obligado a informar podrá subsanar de manera voluntaria las faltas de que trata el presente artículo, antes de que la Administración Tributaria profiera pliego de cargos, en cuyo caso deberá liquidar y pagar la sanción correspondiente de que trata el numeral 1) del presente artículo reducida al veinte por ciento (20%). Las correcciones que se realicen a la información tributaria antes del vencimiento del plazo para su presentación no serán objeto de sanción. (Parágrafo artículo 651 del Estatuto Tributario).
No es una cifra menor, se trata del 5% respecto de los cuales no se suministró la información exigida. Son errores que si multiplicamos cifras multimillonarias por el 5% de sanción inicial y aún ésta reducida al 20% pueden originar dolores de cabeza.
En vía de ser proactivos, la planeación del cierre contable y fiscal del año 2017 debe necesariamente incluir una verificación preliminar y definitiva de los reportes de medios magnéticos. Este año en que comienza la base fiscal a partir de NIIF, podrían registrar transacciones de valor razonable, intereses implícitos, costo amortizado y costo histórico, que de no ser debidamente parametrizadas incluirían erróneamente valores diferentes de los exigidos para efectos fiscales.
De hecho las conciliaciones fiscales exigidas sobre las transacciones de ingresos, costos, deducciones, activos y pasivos deberán ser preliminarmente revisadas antes de cierre fiscal para determinar las cifras que deberán ser reportadas en cada renglón y formato de medios magnéticos correspondiente.
